เทคนิคใช้ AI ช่วยเขียนข้อเสนอโครงการและ TOR ให้มืออาชีพสำหรับงาน B2B และราชการ
การเขียนข้อเสนอโครงการหรือ TOR ให้อ่านง่ายและครบถ้วนใช้เวลานาน เทคนิคใช้ AI ช่วยร่นโครงสร้างและจัดเรียงเนื้อหาให้เสร็จเร็วขึ้นหลายเท่า
ทีมขายและที่ปรึกษาที่ต้องส่งข้อเสนอโครงการหรือเอกสาร TOR ให้ลูกค้าองค์กรและหน่วยงานราชการอยู่เป็นประจำ รู้ดีว่างานนี้กินเวลามากกว่าที่คิด ทั้งการร่างโครงสร้างเนื้อหา การเรียบเรียงให้อ่านง่าย และการตรวจสอบให้ครบถ้วนตามข้อกำหนด AI สามารถเข้ามาช่วยร่นระยะเวลาทำงานส่วนนี้ได้อย่างมาก โดยที่คุณภาพงานไม่ลดลง หากรู้จักใช้อย่างถูกวิธี
ทำไมการเขียนข้อเสนอโครงการและ TOR ถึงใช้เวลานาน
เอกสารประเภทนี้มีลักษณะเฉพาะที่ต่างจากงานเขียนทั่วไป ต้องครอบคลุมทั้งความเป็นมาของโครงการ วัตถุประสงค์ ขอบเขตงาน แผนการดำเนินงาน งบประมาณ และเงื่อนไขต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ผู้เขียนต้องปรับน้ำเสียงและรูปแบบให้เหมาะกับผู้อ่านแต่ละประเภท เช่น เอกสารสำหรับหน่วยงานราชการต้องเป็นทางการและตรงตามระเบียบ ขณะที่ข้อเสนอสำหรับบริษัทเอกชนอาจเน้นความกระชับและจุดขายที่ชัดเจน การต้องคิดโครงสร้างและเรียบเรียงเนื้อหาทั้งหมดตั้งแต่หน้าว่างเปล่าจึงเป็นจุดที่ใช้เวลามากที่สุด
ขั้นตอนที่ 1: ให้ AI ช่วยร่างโครงสร้างเอกสารก่อนลงมือเขียนเนื้อหา
แทนที่จะเริ่มเขียนเนื้อหาทันที ควรให้ AI ช่วยร่างโครงสร้างหัวข้อทั้งหมดก่อน โดยอธิบายให้ AI ทราบว่าเป็นข้อเสนอประเภทใด ลูกค้าเป็นใคร และมีข้อกำหนดพิเศษอะไรบ้าง เช่น หากเป็น TOR สำหรับหน่วยงานราชการ ให้ระบุว่าต้องมีหัวข้อใดบ้างตามระเบียบที่หน่วยงานนั้นกำหนด AI จะช่วยจัดเรียงโครงสร้างให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น ทำให้ไม่ต้องเสียเวลานึกว่าลืมหัวข้อสำคัญไปหรือไม่ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูลเฉพาะของโครงการให้ AI ช่วยเรียบเรียง
เมื่อมีโครงสร้างแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการป้อนข้อมูลเฉพาะของโครงการ เช่น รายละเอียดบริการ ทีมงาน งบประมาณ และระยะเวลาดำเนินการ ให้ AI ช่วยเรียบเรียงเป็นย่อหน้าที่อ่านลื่นและเป็นมืออาชีพ เทคนิคสำคัญคือการให้ข้อมูลที่ละเอียดและเป็นข้อเท็จจริงมากที่สุด แทนที่จะให้ AI คิดเนื้อหาขึ้นมาเอง เพราะเอกสารประเภทนี้ต้องอิงจากข้อมูลจริงของธุรกิจและโครงการ ไม่ใช่เนื้อหาทั่วไปที่ AI สร้างขึ้นลอย ๆ
ขั้นตอนที่ 3: ปรับน้ำเสียงให้เหมาะกับผู้อ่านแต่ละกลุ่ม
จุดที่ AI ช่วยได้ดีมากคือการปรับน้ำเสียงของเอกสารให้เหมาะกับผู้อ่าน เพียงบอก AI ว่าเอกสารนี้จะส่งให้หน่วยงานราชการ บริษัทเอกชนขนาดใหญ่ หรือ SME ก็สามารถขอให้ปรับคำศัพท์ ความเป็นทางการ และโครงสร้างประโยคให้เหมาะสมได้ทันที ช่วยประหยัดเวลาเมื่อต้องส่งข้อเสนอลักษณะเดียวกันให้ลูกค้าหลายรายที่มีความคาดหวังต่างกัน โดยไม่ต้องเขียนใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความครบถ้วนก่อนส่งจริงทุกครั้ง
แม้ AI จะช่วยร่างเนื้อหาได้รวดเร็ว แต่ก่อนส่งเอกสารจริงควรให้ AI ช่วยตรวจสอบอีกครั้งว่าเนื้อหาครบถ้วนตามหัวข้อที่กำหนดไว้หรือไม่ ตัวเลขงบประมาณและวันที่สำคัญถูกต้องตรงกันทุกจุดหรือไม่ และควรมีคนตรวจทานสุดท้ายก่อนส่งเสมอ โดยเฉพาะข้อเสนอที่มีมูลค่าสูงหรือส่งให้หน่วยงานราชการที่มีข้อกำหนดเฉพาะทางกฎหมาย เพราะความผิดพลาดเล็กน้อยในเอกสารประเภทนี้อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของทั้งองค์กร
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้ AI เขียนข้อเสนอโครงการและ TOR
ใช้ AI เขียนข้อเสนอโครงการทั้งหมดได้เลยโดยไม่ต้องแก้ไขหรือไม่ คำตอบคือ ไม่ควร เพราะข้อมูลเฉพาะของโครงการและตัวเลขสำคัญต้องมาจากข้อเท็จจริงของธุรกิจเอง AI ควรทำหน้าที่ช่วยเรียบเรียงและจัดโครงสร้าง ส่วนเนื้อหาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือสัญญาต้องผ่านการตรวจสอบจากคนที่รับผิดชอบเสมอ
เทคนิคนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีทีมเขียนเอกสารโดยเฉพาะหรือไม่ คำตอบคือ เหมาะมาก เพราะธุรกิจขนาดเล็กมักไม่มีทรัพยากรพอที่จะจ้างนักเขียนมืออาชีพ การใช้ AI ช่วยร่างโครงสร้างและเรียบเรียงเนื้อหาช่วยให้เจ้าของธุรกิจส่งข้อเสนอที่ดูเป็นมืออาชีพได้ด้วยตัวเอง
สรุป
การใช้ AI ช่วยเขียนข้อเสนอโครงการและ TOR ไม่ได้ทำให้งานสูญเสียความเป็นมืออาชีพ ตรงกันข้ามกลับช่วยให้ทีมงานมีเวลาโฟกัสกับเนื้อหาที่สำคัญจริงมากขึ้น แทนที่จะเสียเวลาไปกับการจัดโครงสร้างเอกสาร หากธุรกิจของคุณต้องการเทคนิคและ Workflow การใช้ AI เขียนเอกสารข้อเสนอที่เหมาะกับอุตสาหกรรมของคุณโดยเฉพาะ สามารถติดต่อพี่เก้า Verta X AI เพื่อขอคำปรึกษาและจัดอบรมเฉพาะทีมได้โดยตรง
อยากนำ AI เข้าองค์กรของคุณ?
ออกแบบหลักสูตรเฉพาะองค์กร หรือเข้าร่วมคอร์สที่เปิดรับสมัครอยู่ตอนนี้